E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles was Online-Händler jetzt wissen müssen

Die digitale Transformation des Rechnungswesens nimmt mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025 konkrete Formen an. Diese grundlegende Änderung betrifft alle B2B-Unternehmen in Deutschland und erfordert rechtzeitige Vorbereitung. Hier erfahren Sie alles Wichtige zur Umstellung.

Grundlegendes zur E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten [1]. Eine wichtige Neuerung dabei: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes [9].

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann [2]. Zugelassene Formate sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD (ab Version 2.0)
• EDI-Verfahren

Rechtlicher Hinweis
Bitte beachtet, dass dieser Beitrag keine Rechts- oder Steuerberatung darstellt und unsere Empfehlungen nicht rechtsverbindlich sind. Zudem wird dieser Blogeintrag nicht fortlaufend aktualisiert. Da sich dieses Thema ständig weiterentwickelt, können einige Informationen möglicherweise veraltet sein, obwohl wir uns bemühen, den Inhalt auf dem neuesten Stand zu halten. Vielen Dank für euer Verständnis!
Dieser Beitrag dient lediglich der allgemeinen Information und Anregung. Für konkrete rechtliche oder steuerliche Fragen empfehlen wir, einen spezialisierten IT-Rechtsanwalt oder Steuerberater zu konsultieren, um alle Details individuell zu klären.

Bist du von der E-Rechnungspflicht ab 2025 betroffen? – Eine praktische Checkliste

Es gibt zahlreiche Ausnahmen, und nicht jede Rechnung muss elektronisch versendet werden. Hier erfährst du, worauf es ankommt, und mit unserer Checkliste kannst du schnell prüfen, ob du betroffen bist.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft dich, wenn du Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) ausstellst. Aber: Für Privatkunden (B2C) und einige andere Fälle gibt es Ausnahmen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die folgenden Rechnungsarten sind von der Pflicht ausgenommen:

1. Kleinbetragsrechnungen:
   • Rechnungen bis 250 € brutto können weiterhin in Papier- oder PDF-Form erstellt werden.
2. Fahrausweise und Tickets:
   • Diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen.
3. B2C-Geschäfte:
   • Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder in Papierform versendet werden. Eine E-Rechnung ist hier optional.
4. Steuerfreie Dienstleistungen (§ 4 Nr. 8–29 UStG):
   • Dazu gehören unter anderem Leistungen von Heilberufen oder Finanzdienstleistungen.
5. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG):
   • Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du zwar E-Rechnungen empfangen können, aber du bist vom Versand befreit.
6. Jahresumsatz unter 800.000 €:
   • Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € dürfen bis Ende 2027 klassische Rechnungen nutzen – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu.

Checkliste: Gilt die E-Rechnungspflicht für dich?

Mit dieser Checkliste kannst du schnell herausfinden, ob du handeln musst:

1. Stelle fest, ob du grundsätzlich betroffen bist

• Ja: Du stellst Rechnungen an Geschäftskunden (B2B).
  • (Wenn du Rechnungen nur an Privatkunden (B2C) schreibst, gilt keine Pflicht – du bist fertig!)

2. Prüfe, ob eine Ausnahme auf dich zutrifft

Wenn du eine der folgenden Fragen mit Ja beantworten kannst, bist du von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (muss pro Anwendungsfall geprüft werden):

• Sind deine Rechnungen Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)?
  • (Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen.)
• Erstellst du Fahrausweise oder Tickets?
  • (Auch diese sind von der Pflicht ausgenommen.)
• Bietest du steuerfreie Dienstleistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG an?
  • (Zum Beispiel Heilberufe oder Finanzdienstleistungen.)
• Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
  • (Kleinunternehmer sind nur zum Empfang, nicht zum Versand verpflichtet.)
• Liegt dein Jahresumsatz unter 800.000 €, und deine Kunden stimmen klassischen Rechnungen zu?
  • (In diesem Fall kannst du bis Ende 2027 klassische Rechnungen nutzen.)

Wie interpretiere ich die Checkliste?

1. Wenn du Rechnungen nur an Privatkunden (B2C) stellst:
   Du bist nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
2. Wenn du Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) stellst und keine Ausnahme zutrifft:
   Ab 2025 bist du verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
3. Wenn du Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) stellst und eine Ausnahme zutrifft:
   Du bist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Hinweis: Sobald eine Ausnahme zutrifft, musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Prüfe daher jede Frage genau, um sicherzugehen.

Zeitplan und Übergangsfristen

Die Einführung erfolgt stufenweise [1]:

2025-2026:

• Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen
• Weiterhin Erlaubnis zur Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers

2027:

• Verpflichtende E-Rechnungsstellung für Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 Euro
• Kleinere Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen nutzen

Ab 2028:

• Verpflichtende E-Rechnungsstellung für alle B2B-Unternehmen [3]

Bedeutung für Online-Händler

Für E-Commerce-Unternehmen ergeben sich besondere Herausforderungen [10]:

Technische Anforderungen:

• Anpassung der Shop-Software
• Integration von E-Rechnungsfunktionen
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Shopware 6 Integration

Shopware-Nutzer müssen ihre Systeme entsprechend vorbereiten. Aktuell arbeitet Shopware an einer Lösung zur Integration der E-Rechnungsfunktionalität[8].

Validator der E-Rechnungen

Es gibt einen offiziellen Validator der EU, mit dem du elektronische Rechnungen gemäß den Anforderungen des europäischen Standards für eInvoicing prüfen kannst. Der Dienst wird von der Europäischen Kommission im Rahmen des Digital Europe Programme bereitgestellt und unterstützt die Validierung sowohl über eine Web-Oberfläche als auch über REST- und SOAP-APIs. Für umfassende Konformitätstests steht außerdem das eInvoicing Test Bed zur Verfügung.

https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung bietet verschiedene Vorteile [10]:

• Reduzierte Prozesskosten
• Schnellere Zahlungsabwicklung
• Geringere Fehlerquote
• Umweltfreundlichkeit durch Papiereinsparung
• Automatisierte Verarbeitung

Vorbereitungsmaßnahmen für Unternehmen

Um die Umstellung erfolgreich zu meistern, sollten folgende Schritte eingeleitet werden [11]:

Technische Vorbereitung:

• Überprüfung der bestehenden Software
• Implementierung notwendiger Schnittstellen
• Sicherstellung der Archivierungssysteme

Organisatorische Maßnahmen:

• Schulung der Mitarbeiter
• Anpassung der internen Prozesse
• Abstimmung mit Geschäftspartnern

Rechtliche Grundlagen

Die E-Rechnungspflicht basiert auf mehreren gesetzlichen Grundlagen[1]:

• Wachstumschancengesetz
• EU-Richtlinie 2014/55/EU
• Umsatzsteuergesetz (UStG)

Fazit und Ausblick

Die E-Rechnungspflicht stellt einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar. Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Systeme und Prozesse anzupassen[3]. Besonders Online-Händler müssen ihre E-Commerce-Systeme rechtzeitig vorbereiten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Quellen:

1] https://www.bme.de/news/e-rechnungspflicht:-was-deutsche-unternehmen-ab-januar-2025-beachten-muessen/
[2] https://www.ferd-net.de/aktuelles/meldungen/bundeskabinett-beschliesst-wachstumschancengesetz-am-30.08.2023-verpflichtende-e-rechnung-fuer-b2b-umsaetze-stufenweise-ab-2025.html
[3] https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774
[4] https://www.candis.io/blog/e-rechnung
[5] https://www.fietz-medien.de/eshops-groupware/recht-zertifizierung/e-rechnungspflicht/index.html
[6] https://xentral.com/de/erp-lexikon/e-rechnung
[7] https://haerting.de/wissen/umsetzung-des-bfsg-neue-vorgaben-fuer-den-onlinehandel/
[8] https://forum.shopware.com/t/zukuenftige-umsetzung-der-e-rechnungspflicht-in-shopware/103441
[9] https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
[10] https://nexoma.de/e-rechnungen/
[11] https://www.schultze-braun.de/news/e-rechnung-was-unternehmen-zum-start-2025-wissen-und-beachten-sollten
[12] https://tiekinetix.com/de/blog/verpflichtende-b2b-e-rechnungen-ab-2025-deutschland