Virtuelle Assistenz – die Ära der digitalen SekretärInnen

von | 27 Sep 2020 | Ohne Kategorie

Man mag die Thematik gerne vereinfachen, ein schicker Begriff, eine Glorifizierung von SekretärInnen. Doch virtuelle Assistenten sind die Allrounder: Büro, Verwaltung, Marketing, Vertrieb, Design, Social Media, um nur ein paar Bereiche zu nennen, wo virtuelle Assistenten tätig sein können. Du möchtest in die virtuelle Assistenz einsteigen oder du möchtest die Vorteile von virtuellen Assistenten kennenlernen? Dann schauen wir mal genauer hin.

Der Einstieg

Der Begriff “Home-Office” ist nicht neu. Der Traum, von überall aus arbeiten zu können, ist auch nicht neu. Der Wunsch seine eigenen Arbeitszeiten und Kunden aussuchen zu können, ist ebenfalls nicht neu. Doch der Begriff “virtuelle Assistenz”, der diese Faktoren vereinen kann, gewinnt erst seit geraumer Zeit an Beliebtheit. Die wachsende Digitalisierung, der Bedarf nach Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die Balance zwischen Arbeit und Freizeit und die Modernisierung von starren Arbeitszeitmodellen fördern diesen modernen und flexiblen Beruf. Und um mal etwas Positives aus den Zeiten von COVID-19 berichten zu können, die aktuelle Situation hat all dem einen zusätzlichen Anschwung gegeben. Denn die Welt dreht sich weiter, es gibt immer etwas zu tun und wo gewirtschaftet wird, gibt es meistens einen Bedarf nach Unterstützung.

Was viele nicht wissen, den Beruf selbst gibt es auf internationaler Ebene schon seit den 90er Jahren. Auch in Deutschland gibt es den Begriff der virtuellen Assistenz seit über einem Jahrzehnt. Wo man früher nicht glaubte, dass man zuhause vor dem Computer Geld verdienen kann, ist es heute in der Zeit von YouTube und Onlineshopping nicht mehr schwer einem Außenstehenden zu erklären, was man genau macht.

Neben einem angemeldeten Gewerbe, Computer und Zugang zum Internet musst du für dich nur noch herausfinden, was du besonders gut kannst, und es dann verkaufen, um es auf das Wesentliche herunterzubrechen. Es gibt nur wenige Jobs, wo der Einstieg so einfach ist. Die Herausforderung liegt in der Vermarktung von deinen Fähigkeiten und die Suche nach dem passenden Kunden. Auch solltest du grundsätzliche Eigenschaften mitbringen, die überall gewünscht sind, wie Zuverlässigkeit, Professionalität und Kommunikationsstärke. Was macht dich besonders? Wie kannst du dich in der Masse hervorheben?

Die Aufgaben

Man ist auf den verschiedenen Plattformen erstaunt, was Unternehmen unter dem Begriff “virtuelle Assistenz” verstehen. Immer mehr häufen sich die Anfragen nach Unterstützung im Bereich Social Media, kreatives Schreiben, Suchmaschinenoptimierung, Strategien zum Onlinemarketing, oder im Bereich Webdesign, Erstellen von Landingpages, Einbinden von Onlineshops. Doch bevor man den Kopf in den Sand steckt: alle virtuellen Assistenten haben verschiedene Ausbildungen, verschiedene Talente und Angebote. Es gibt keinen klar definierten Aufgabenbereich. Du arbeitest virtuell und unterstützt deinen Auftraggeber: virtuelle Assistenz. Egal, ob du unterstützen willst oder Unterstützung suchst, hier sind ein paar klassische Aufgaben, die du übernehmen/delegieren kannst:

  • Telefondienst
  • E-Mail-Postfach überwachen und bearbeiten
  • Terminplanung
  • Reisemanagement
  • digitale Ablage
  • Recherchearbeiten
  • Dateneingabe und -pflege
  • Eventmanagement
  • Bewerbervorauswahl
  • Vertriebstätigkeiten
  • und vieles mehr.

Die Liste kann mit allem gefüllt werden, was du besonders gut kannst oder was für dich Zeitfresser sind und auch eine andere Person für dich erledigen kann.

Die Vorteile

Wie im Einstieg schon erwähnt, bringt das Arbeiten von zuhause viel Gutes mit sich. Flexible Arbeitszeiten, Konzentration auf dein Talent, keine Pendelzeiten, mehr Freizeit, die Möglichkeit seine Kinder nebenher zu betreuen, jeder zieht seine eigenen Vorzüge. Doch was sagst du den Auftraggebern, wenn diese ihre eigenen Vorzüge sehen möchten: keine Lohnnebenkosten, keine starren Arbeitsverträge, flexibler Einsatz, Kostentransparenz, zügige Unterstützung. Auch die Tatsache, dass eine Grippe oder der Stau im morgendlichen Verkehr keine Prozesse stören, ist attraktiv. Geschäftsführer kehren wieder zurück zu ihren eigentlichen Aufgaben, der Kopf ist frei für neue Ideen, neue Herausforderungen, während im Hintergrund sich um den Rest gekümmert wird.

Die Gemeinsamkeit

Am Endes des Tages geht es um eine gezielte Evaluierung, um Fähigkeiten und Bedarf. Und das ist das, was diese Zusammenarbeit so harmonisch und effektiv macht. Der/die virtuelle AssistentIn kennt seine/ihre Fähigkeiten und die Auftraggeber suchen gezielt danach. Egal, welche Beweggründe man hat, sie haben eine andere Natur als im klassischen Angestelltenverhältnis. Durch die Motivation und gezielte Aufgabenerledigung sind beide Seiten schnell zufriedenzustellen, ob kurzfristig oder langfristig, der Erfolg ist (meistens) garantiert.

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